تم تصميم نظام إدارة الشحن والنقل ليكون النظام الأكثر إنتاجية في السوق حاليا. وكيل الشحن الذي يقوم باستخدام النظام يجب أن ترتفع معدلات الانتاجية لديه بسهولة إلى الضعف إن لم يكن ثلاثة أضعاف. إن الارتباط بين نظام إدارة الشحن مع النظام المحاسبي يوفر فوائد كبيرة في إنتاجية إضافية

خاصية التتبع والاقتفاء عبر شبكة الإنترنت: توفير خاصية التتبع والاقتفاء عبر شبكة الإنترنت هي نقطة هامة لإحداث الفارق بين الحفاظ والحصول على حسابات ضد فقدان الحسابات. يصر عدد كبير من شركات الشحن الكبيرة على توفير هذه الصلاحية للحد من فقدان الوقت في عمليات متابعة الشحنات.

فوائد الإنتاجية السابق ذكرها بالأعلى تظهر من خلال عائد سريع على الاستثمار. تقاس غالبا في فترات تسديد أشهر.

كتابة شاملة للتقارير: استخدام كاتب التقارير العالي الإنتاجية يمكن المستخدمين من تحليل البيانات الخاصة بهم من وجهات نظر مختلفة ، وتقديم رؤى المحتملة التي يمكن أن تؤدي إلى عائدات كبيرة

الوظائف الأساسية للنظام

طلب سعر
واحدة من المهام الأساسية لشركات الشحن هو ترتيب انتقال البضائع من وإلى الوجهات الدولية. تعتمد الكفاءة التشغيلية الأساسية  على قدر المسؤولية والخبرة. الحصول على معدل الإعداد هو حق واحد من أهم الأمور التي تحدد مدى النجاح الذي حققته شركة الشحن.

عروض الأسعار
يسمح نظام إدارة الشحن والنقل لمقدمي الخدمات اللوجستية المشاركة لتقديم عروض أسعار الشحن والتوصل إلى اتفاقات ملزمة مع الزبائن. نظام IST لإدارة الشحن يتيح للعملاء وصف المنتجات، وتحديد أسعارها، كما يتيح تحديد ميعاد الشحن.

طلب التوجيه
طلب التوجيه هي وثيقة صادرة من المورد لإلزام البائع بالتعامل مع شركة شحن محددة  وبعبارة أخرى ، فإن طلب التوجيه يحدد للبائع/المورد شركة الشحن التي سيتم التعامل معها وتفاصيل الشحنة. عادة ما تترك تفاصيل الشحنة وتسليمها إلى سلطة شركة للشحن.

إعلان الشحن
إعلان الشحن هي وثيقة مطلوبة لجميع الشحنات المرسلة إلى بلدان أجنبية بغض النظر عن طريقة النقل.  تتطلب كل شحنة إعلان الشاحن للبضائع الخطرة طبقا للوائح فياتا/اياتا الخاصة بالبضائع الخطرة حيث يجب أن تكون مصحوبة بوثائق تنفذ على الوجه الصحيح في المطابقة لمتطلبات هذه اللائحة.

أمر الشحن
وهي بمثابة وثيقة مخزنية تستخدم لتحديد البضائع المراد شحنها من المستودع ولمن والوجهة المتجهة لها الشحنة. عادة ما يكون أمر الشحن مرافقا للشحنة، بحيث يمكن للمتلقي التحقق من أن العناصر الواردة هي المدونة في أمر الشحن. يمكن استخدام أمر الشحن بعد ذلك في إصدار الفواتير.

العمليات
تصميم النظام يجعل عمليات الشحن تتم بصورة أسرع وأسهل، عن طريق اختصار كم البيانات المدخلة إلى الحد الأدنى الممكن. النظام مجهز تماما لجميع عمليات الشحن شاملة الشحن الجوي والبحري والبري بما فيها من عمليات الصادر والوارد وعمليات الشحنات المفردة. ويمكن الوصول إلى كافة جداول أسعار العمليات المذكورة مسبقا من خلال الشاشات للمساعدة في التحضير للعمليات المطلوبة.

بوليصة الشحن
بوليصة الشحن هي من أهم الوثائق التي يصدرها النظام والتي تستخدم لاستلام شحنة من البضائع. تقوم شركة النقل أو الناقل بإصدار هذه الوثيقة إلى الشاحن. بالإضافة إلى إقرار استلام البضائع، تشير بوليصة الشحن بشكل خاص إلى السفينة التي تحمل البضائع ووجهتها المقصودة، وشروط نقل الشحنة إلى وجهتها النهائية.

مصروفات وفواتير العمليات
يستطيع مستخدم النظام تعريف الفواتير وعناصر المصروفات واستخدامها بسهولة ويسر أثناء العمل في عمليات النظام. يمكن استخراج فواتير متعددة من وظيفة واحدة، فعند طلب اختيار فاتورة يقوم النظام اوتوماتيكيا بإضافة قيم المبيعات في الفاتورة والتي يستطيع المستخدم تعديلها كما يشاء وحفظها مرة أخرى.

إشعار مدين / دائن
يعتبر كل من إشعار المدين/الدائن بمثابة وثيقة تستخدم في طلب قيمة إضافية أو إعطاء خصم محدد للعميل، كما يمكن استخدامها لإلغاء فاتورة من خلال إضافة رقم الفاتورة لها. لذا فالنظام يضيف هذه الصلاحية حيث أن جميع مدفوعات فواتير النظام معالجة بسهولة ويسر، حيث يتم استخدام إشعار المدين/الدائن لضبط العمليات المالية.

مخرجات النظام
- تقارير الاستعلامات
- تقارير موحدة
- تقارير العمليات
- تقارير الصادر
- تقارير الوارد